Excel Easy: #1 Excel tutorial on the net

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E x c e l E a s y : # 1 E x c e l t u t o r i a l o n t h e n e t E x c e l     E a s y # 1 E x c e l t u t o r i a l o n t h e n e t E x c e l I n t r o d u c t i o n B a s i c s F u n c t i o n s D a t a A n a l y s i s V B A 3 0 0 E x a m p l e s A s k u s W e l c o m e t o E x c e l E a s y   W e o f f e r a t u t o r i a l o n h o w t o u s e E x c e l . B e l o w y o u c a n f i n d a n o v e r v i e w o f a l l c h a p t e r s . W a n t t o l e a r n m u c h m o r e a b o u t E x c e l ? Y o u c a n f i n d r e l a t e d e x a m p l e s a n d f e a t u r e s o n t h e r i g h t s i d e o f e a c h c h a p t e r . W e m a k e E x c e l e a s y ! [ R e a d M o r e ] I n t r o d u c t i o n   I f y o u r e a n E x c e l b e g i n n e r , t h i s i s t h e p e r f e c t p l a c e t o s t a r t . M i c r o s o f t E x c e l i s o n e o f t h e m o s t u s e d s o f t w a r e a p p l i c a t i o n s o f a l l t i m e . H u n d r e d s o f m i l l i o n s o f p e o p l e a r o u n d t h e w o r l d u s e M i c r o s o f t E x c e l . Y o u c a n u s e E x c e l t o e n t e r a l l s o r t s o f d a t a a n d p e r f o r m f i n a n c i a l , m a t h e m a t i c a l o r s t a t i s t i c a l c a l c u l a t i o n s . 1 R a n g e : A r a n g e i n E x c e l i s a c o l l e c t i o n o f t w o o r m o r e c e l l s . T h i s c h a p t e r g i v e s a n o v e r v i e w o f s o m e v e r y i m p o r t a n t r a n g e o p e r a t i o n s . 2 F o r m u l a s a n d F u n c t i o n s : A f o r m u l a i s a n e x p r e s s i o n w h i c h c a l c u l a t e s t h e v a l u e o f a c e l l . F u n c t i o n s a r e p r e d e f i n e d f o r m u l a s a n d a r e a l r e a d y a v a i l a b l e i n E x c e l . B a s i c s   T h i s s e c t i o n e x p l a i n s t h e b a s i c s o f E x c e l . 1   R i b b o n : E x c e l s e l e c t s t h e r i b b o n s H o m e t a b w h e n y o u o p e n i t . L e a r n h o w t o u s e t h e r i b b o n . 2 W o r k b o o k : A w o r k b o o k i s a n o t h e r w o r d f o r y o u r E x c e l f i l e . W h e n y o u s t a r t E x c e l , c l i c k B l a n k w o r k b o o k t o c r e a t e a n E x c e l w o r k b o o k f r o m s c r a t c h . 3 W o r k s h e e t s : A w o r k s h e e t i s a c o l l e c t i o n o f c e l l s w h e r e y o u k e e p a n d m a n i p u l a t e t h e d a t a . E a c h E x c e l w o r k b o o k c a n c o n t a i n m u l t i p l e w o r k s h e e t s . 4 F o r m a t C e l l s : W h e n w e f o r m a t c e l l s i n E x c e l , w e c h a n g e t h e a p p e a r a n c e o f a n u m b e r w i t h o u t c h a n g i n g t h e n u m b e r i t s e l f . 5 F i n d & S e l e c t : L e a r n h o w t o u s e E x c e l s F i n d , R e p l a c e a n d G o T o S p e c i a l f e a t u r e . 6 T e m p l a t e s : I n s t e a d o f c r e a t i n g a n E x c e l w o r k b o o k f r o m s c r a t c h , y o u c a n c r e a t e a w o r k b o o k b a s e d o n a t e m p l a t e . T h e r e a r e m a n y f r e e t e m p l a t e s a v a i l a b l e , w a i t i n g t o b e u s e d . 7 D a t a V a l i d a t i o n : U s e d a t a v a l i d a t i o n i n E x c e l t o m a k e s u r e t h a t u s e r s e n t e r c e r t a i n v a l u e s i n t o a c e l l . 8 K e y b o a r d S h o r t c u t s : K e y b o a r d s h o r t c u t s a l l o w y o u t o d o t h i n g s w i t h y o u r k e y b o a r d i n s t e a d o f y o u r m o u s e t o i n c r e a s e y o u r s p e e d . 9 P r i n t : T h i s c h a p t e r t e a c h e s y o u h o w t o p r i n t a w o r k s h e e t a n d h o w t o c h a n g e s o m e i m p o r t a n t p r i n t s e t t i n g s i n E x c e l . 1 0 S h a r e : L e a r n h o w t o s h a r e E x c e l d a t a w i t h W o r d d o c u m e n t s a n d o t h e r f i l e s . 1 1 P r o t e c t : E n c r y p t a n E x c e l f i l e w i t h a p a s s w o r d s o t h a t i t r e q u i r e s a p a s s w o r d t o o p e n i t . F u n c t i o n s   D i s c o v e r h o w f u n c t i o n s i n E x c e l h e l p y o u s a v e t i m e . I f y o u a r e n e w t o f u n c t i o n s i n E x c e l , w e r e c o m m e n d y o u t o r e a d o u r i n t r o d u c t i o n t o F o r m u l a s a n d F u n c t i o n s f i r s t . 1 C o u n t a n d S u m : T h e m o s t u s e d f u n c t i o n s i n E x c e l a r e t h e f u n c t i o n s t h a t c o u n t a n d s u m . Y o u c a n c o u n t a n d s u m b a s e d o n o n e c r i t e r i a o r m u l t i p l e c r i t e r i a . 2 L o g i c a l : L e a r n h o w t o u s e E x c e l s l o g i c a l f u n c t i o n s , s u c h a s I F , A N D , O R a n d N O T . 3 C e l l R e f e r e n c e s : C e l l r e f e r e n c e s i n E x c e l a r e v e r y i m p o r t a n t . U n d e r s t a n d t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n r e l a t i v e , a b s o l u t e a n d m i x e d r e f e r e n c e , a n d y o u a r e o n y o u r w a y t o s u c c e s s . 4 D a t e & T i m e : T o e n t e r a d a t e i n E x c e l , u s e t h e / o r c h a r a c t e r s . T o e n t e r a t i m e , u s e t h e : ( c o l o n ) . Y o u c a n a l s o e n t e r a d a t e a n d a t i m e i n o n e c e l l . 5 T e x t : E x c e l h a s m a n y f u n c t i o n s t o o f f e r w h e n i t c o m e s t o m a n i p u l a t i n g t e x t s t r i n g s . 6 L o o k u p & R e f e r e n c e : L e a r n a l l a b o u t E x c e l s l o o k u p & r e f e r e n c e f u n c t i o n s , s u c h a s V L O O K U P , H L O O K U P , M A T C H , I N D E X a n d C H O O S E . 7 F i n a n c i a l : T h i s c h a p t e r i l l u s t r a t e s E x c e l s m o s t p o p u l a r f i n a n c i a l f u n c t i o n s . 8 S t a t i s t i c a l : A n o v e r v i e w o f s o m e v e r y u s e f u l s t a t i s t i c a l f u n c t i o n s i n E x c e l . 9 R o u n d : T h i s c h a p t e r i l l u s t r a t e s t h r e e f u n c t i o n s t o r o u n d n u m b e r s i n E x c e l . R O U N D , R O U N D U P a n d R O U N D D O W N . 1 0 F o r m u l a E r r o r s : T h i s c h a p t e r t e a c h e s y o u h o w t o d e a l w i t h s o m e c o m m o n f o r m u l a e r r o r s i n E x c e l . 1 1 A r r a y F o r m u l a s : T h i s c h a p t e r h e l p s y o u u n d e r s t a n d a r r a y f o r m u l a s i n E x c e l . S i n g l e c e l l a r r a y f o r m u l a s p e r f o r m m u l t i p l e c a l c u l a t i o n s i n o n e c e l l . D a t a A n a l y s i s   T h i s s e c t i o n i l l u s t r a t e s t h e p o w e r f u l f e a t u r e s E x c e l h a s t o o f f e r t o a n a l y z e d a t a . 1   S o r t : Y o u c a n s o r t y o u r E x c e l d a t a o n o n e c o l u m n o r m u l t i p l e c o l u m n s . Y o u c a n s o r t i n a s c e n d i n g o r d e s c e n d i n g o r d e r . 2 F i l t e r : F i l t e r y o u r E x c e l d a t a i f y o u o n l y w a n t t o d i s p l a y r e c o r d s t h a t m e e t c e r t a i n c r i t e r i a . 3 C o n d i t i o n a l F o r m a t t i n g : C o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g i n E x c e l e n a b l e s y o u t o h i g h l i g h t c e l l s w i t h a c e r t a i n c o l o r , d e p e n d i n g o n t h e c e l l s v a l u e . 4 C h a r t s : A s i m p l e E x c e l c h a r t c a n s a y m o r e t h a n a s h e e t f u l l o f n u m b e r s . A s y o u l l s e e , c r e a t i n g c h a r t s i s v e r y e a s y . 5 P i v o t T a b l e s : P i v o t t a b l e s a r e o n e o f E x c e l s m o s t p o w e r f u l f e a t u r e s . A p i v o t t a b l e a l l o w s y o u t o e x t r a c t t h e s i g n i f i c a n c e f r o m a l a r g e , d e t a i l e d d a t a s e t . 6 T a b l e s : M a s t e r E x c e l t a b l e s a n d a n a l y z e y o u r d a t a q u i c k l y a n d e a s i l y . 7 W h a t I f A n a l y s i s : W h a t I f A n a l y s i s i n E x c e l a l l o w s y o u t o t r y o u t d i f f e r e n t v a l u e s ( s c e n a r i o s ) f o r f o r m u l a s . 8 S o l v e r : E x c e l i n c l u d e s a t o o l c a l l e d s o l v e r t h a t u s e s t e c h n i q u e s f r o m t h e o p e r a t i o n s r e s e a r c h t o f i n d o p t i m a l s o l u t i o n s f o r a l l k i n d o f d e c i s i o n p r o b l e m s . 9 A n a l y s i s T o o l P a k : T h e A n a l y s i s T o o l P a k i s a n E x c e l a d d i n p r o g r a m t h a t p r o v i d e s d a t a a n a l y s i s t o o l s f o r f i n a n c i a l , s t a t i s t i c a l a n d e n g i n e e r i n g d a t a a n a l y s i s . V B A   E x c e l V B A ( V i s u a l B a s i c f o r A p p l i c a t i o n s ) i s t h e n a m e o f t h e p r o g r a m m i n g l a n g u a g e o f E x c e l . 1 C r e a t e a M a c r o : W i t h E x c e l V B A y o u c a n a u t o m a t e t a s k s i n E x c e l b y w r i t i n g s o c a l l e d m a c r o s . I n t h i s c h a p t e r , l e a r n h o w t o c r e a t e a s i m p l e m a c r o . 2 M s g B o x : T h e M s g B o x i s a d i a l o g b o x i n E x c e l V B A y o u c a n u s e t o i n f o r m t h e u s e r s o f y o u r p r o g r a m . 3 W o r k b o o k a n d W o r k s h e e t O b j e c t : L e a r n m o r e a b o u t t h e W o r k b o o k a n d W o r k s h e e t o b j e c t i n E x c e l V B A . 4 R a n g e O b j e c t : T h e R a n g e o b j e c t , w h i c h i s t h e r e p r e s e n t a t i o n o f a c e l l ( o r c e l l s ) o n y o u r w o r k s h e e t , i s t h e m o s t i m p o r t a n t o b j e c t o f E x c e l V B A . 5 V a r i a b l e s : T h i s c h a p t e r t e a c h e s y o u h o w t o d e c l a r e , i n i t i a l i z e a n d d i s p l a y a v a r i a b l e i n E x c e l V B A . 6 I f T h e n S t a t e m e n t : U s e t h e I f T h e n s t a t e m e n t i n E x c e l V B A t o e x e c u t e c o d e l i n e s i f a s p e c i f i c c o n d i t i o n i s m e t . 7 L o o p : L o o p i n g i s o n e o f t h e m o s t p o w e r f u l p r o g r a m m i n g t e c h n i q u e s . A l o o p i n E x c e l V B A e n a b l e s y o u t o l o o p t h r o u g h a r a n g e o f c e l l s w i t h j u s t a f e w c o d e s l i n e s . 8 M a c r o E r r o r s : T h i s c h a p t e r t e a c h e s y o u h o w t o d e a l w i t h m a c r o e r r o r s i n E x c e l . 9 S t r i n g M a n i p u l a t i o n : I n t h i s c h a p t e r , y o u l l f i n d t h e m o s t i m p o r t a n t f u n c t i o n s t o m a n i p u l a t e s t r i n g s i n E x c e l V B A . 1 0 D a t e a n d T i m e : L e a r n h o w t o w o r k w i t h d a t e s a n d t i m e s i n E x c e l V B A . 1 1 E v e n t s : E v e n t s a r e a c t i o n s p e r f o r m e d b y u s e r s w h i c h t r i g g e r E x c e l V B A t o e x e c u t e c o d e . 1 2 A r r a y : A n a r r a y i s a g r o u p o f v a r i a b l e s . I n E x c e l V B A , y o u c a n r e f e r t o a s p e c i f i c v a r i a b l e ( e l e m e n t ) o f a n a r r a y b y u s i n g t h e a r r a y n a m e a n d t h e i n d e x n u m b e r . 1 3 F u n c t i o n a n d S u b : I n E x c e l V B A , a f u n c t i o n c a n r e t u r n a v a l u e w h i l e a s u b c a n n o t . 1 4 A p p l i c a t i o n O b j e c t : T h e m o t h e r o f a l l o b j e c t s i s E x c e l i t s e l f . W e c a l l i t t h e A p p l i c a t i o n o b j e c t . T h e a p p l i c a t i o n o b j e c t g i v e s a c c e s s t o a l o t o f E x c e l r e l a t e d o p t i o n s . 1 5 A c t i v e X C o n t r o l s : L e a r n h o w t o c r e a t e A c t i v e X c o n t r o l s s u c h a s c o m m a n d b u t t o n s , t e x t b o x e s , l i s t b o x e s e t c . 1 6 U s e r f o r m : T h i s c h a p t e r t e a c h e s y o u h o w t o c r e a t e a n E x c e l V B A U s e r f o r m . 3 0 0 E x a m p l e s   Y o u c a n f i n d r e l a t e d e x a m p l e s a n d f e a t u r e s o n t h e r i g h t s i d e o f e a c h c h a p t e r a t t h e b o t t o m o f e a c h c h a p t e r . B e l o w y o u c a n f i n d 1 0 0 p o p u l a r e x a m p l e s . 1   F i n d D u p l i c a t e s : T h i s p a g e t e a c h e s y o u h o w t o f i n d d u p l i c a t e v a l u e s ( o r t r i p l i c a t e s ) a n d h o w t o f i n d d u p l i c a t e r o w s i n E x c e l . 2 D r o p d o w n L i s t : D r o p d o w n l i s t s i n E x c e l a r e h e l p f u l i f y o u w a n t t o b e s u r e t h a t u s e r s s e l e c t a n i t e m f r o m a l i s t , i n s t e a d o f t y p i n g t h e i r o w n v a l u e s . 3 V l o o k u p : T h e V L O O K U P f u n c t i o n i s o n e o f t h e m o s t p o p u l a r f u n c t i o n s i n E x c e l . T h i s p a g e c o n t a i n s m a n y e a s y t o f o l l o w V L O O K U P e x a m p l e s . 4 H i s t o g r a m : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o m a k e a h i s t o g r a m i n E x c e l . 5 R e g r e s s i o n : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o r u n a l i n e a r r e g r e s s i o n a n a l y s i s i n E x c e l a n d h o w t o i n t e r p r e t t h e S u m m a r y O u t p u t . 6 P e r c e n t C h a n g e : T h e p e r c e n t c h a n g e f o r m u l a i s u s e d v e r y o f t e n i n E x c e l . F o r e x a m p l e , t o c a l c u l a t e t h e M o n t h l y C h a n g e a n d T o t a l C h a n g e . 7 P a r e t o C h a r t : A P a r e t o c h a r t c o m b i n e s a c o l u m n c h a r t a n d a l i n e g r a p h . T h e P a r e t o p r i n c i p l e s t a t e s t h a t , f o r m a n y e v e n t s , r o u g h l y 8 0 % o f t h e e f f e c t s c o m e f r o m 2 0 % o f t h e c a u s e s . 8 L o a n A m o r t i z a t i o n S c h e d u l e : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o c r e a t e a l o a n a m o r t i z a t i o n s c h e d u l e i n E x c e l . 9 R a n d o m N u m b e r s : E x c e l h a s t w o v e r y u s e f u l f u n c t i o n s w h e n i t c o m e s t o g e n e r a t i n g r a n d o m n u m b e r s . R A N D a n d R A N D B E T W E E N . 1 0 R e m o v e D u p l i c a t e s : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o r e m o v e d u p l i c a t e s i n E x c e l . 1 1 I f : T h e I F f u n c t i o n i s o n e o f t h e m o s t u s e d f u n c t i o n s i n E x c e l . T h i s p a g e c o n t a i n s m a n y e a s y t o f o l l o w I F e x a m p l e s . 1 2 L o c k C e l l s : Y o u c a n l o c k c e l l s i n E x c e l i f y o u w a n t t o p r o t e c t c e l l s f r o m b e i n g e d i t e d . 1 3 S t a n d a r d D e v i a t i o n : T h i s p a g e e x p l a i n s h o w t o c a l c u l a t e t h e s t a n d a r d d e v i a t i o n b a s e d o n t h e e n t i r e p o p u l a t i o n u s i n g t h e S T D E V . P f u n c t i o n i n E x c e l a n d h o w t o e s t i m a t e t h e s t a n d a r d d e v i a t i o n b a s e d o n a s a m p l e u s i n g t h e S T D E V . S f u n c t i o n i n E x c e l . 1 4 C o u n t U n i q u e V a l u e s : T h i s e x a m p l e s h o w s y o u h o w t o c r e a t e a n a r r a y f o r m u l a t h a t c o u n t s u n i q u e v a l u e s . 1 5 G a n t t C h a r t : E x c e l d o e s n o t o f f e r G a n t t a s c h a r t t y p e , b u t i t s e a s y t o c r e a t e a G a n t t c h a r t b y c u s t o m i z i n g t h e s t a c k e d b a r c h a r t t y p e . 1 6 C o u n t i f : T h e p o w e r f u l C O U N T I F f u n c t i o n i n E x c e l c o u n t s c e l l s b a s e d o n o n e c r i t e r i a . T h i s p a g e c o n t a i n s m a n y e a s y t o f o l l o w C O U N T I F e x a m p l e s . 1 7 B u d g e t : T h i s e x a m p l e s h o w s y o u h o w t o c r e a t e a b u d g e t i n E x c e l . 1 8 L i n e C h a r t : L i n e c h a r t s a r e u s e d t o d i s p l a y t r e n d s o v e r t i m e . U s e a l i n e c h a r t i f y o u h a v e t e x t l a b e l s , d a t e s o r a f e w n u m e r i c l a b e l s o n t h e h o r i z o n t a l a x i s . 1 9 T r a n s p o s e : U s e t h e P a s t e S p e c i a l T r a n s p o s e o p t i o n t o s w i t c h r o w s t o c o l u m n s o r c o l u m n s t o r o w s i n E x c e l . Y o u c a n a l s o u s e t h e T R A N S P O S E f u n c t i o n . 2 0 C o r r e l a t i o n : W e c a n u s e t h e C O R R E L f u n c t i o n o r t h e A n a l y s i s T o o l p a k a d d i n i n E x c e l t o f i n d t h e c o r r e l a t i o n c o e f f i c i e n t b e t w e e n t w o v a r i a b l e s . 2 1 T i m e S h e e t : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o c r e a t e a s i m p l e t i m e s h e e t c a l c u l a t o r i n E x c e l . 2 2 O f f s e t : T h e O F F S E T f u n c t i o n i n E x c e l r e t u r n s a c e l l o r r a n g e o f c e l l s t h a t i s a s p e c i f i e d n u m b e r o f r o w s a n d c o l u m n s f r o m a c e l l o r r a n g e o f c e l l s . 2 3 P i e C h a r t : P i e c h a r t s a r e u s e d t o d i s p l a y t h e c o n t r i b u t i o n o f e a c h v a l u e ( s l i c e ) t o a t o t a l ( p i e ) . P i e c h a r t s a l w a y s u s e o n e d a t a s e r i e s . 2 4 D a t a T a b l e s : I n s t e a d o f c r e a t i n g d i f f e r e n t s c e n a r i o s , y o u c a n c r e a t e a d a t a t a b l e t o q u i c k l y t r y o u t d i f f e r e n t v a l u e s f o r f o r m u l a s . Y o u c a n c r e a t e a o n e v a r i a b l e d a t a t a b l e o r a t w o v a r i a b l e d a t a t a b l e . 2 5 t T e s t : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o p e r f o r m a t T e s t i n E x c e l . T h e t T e s t i s u s e d t o t e s t t h e n u l l h y p o t h e s i s t h a t t h e m e a n s o f t w o p o p u l a t i o n s a r e e q u a l . 2 6 A d v a n c e d F i l t e r : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o a p p l y a n a d v a n c e d f i l t e r i n E x c e l t o o n l y d i s p l a y r e c o r d s t h a t m e e t c o m p l e x c r i t e r i a . 2 7 F r e q u e n c y D i s t r i b u t i o n : D i d y o u k n o w t h a t y o u c a n u s e p i v o t t a b l e s t o e a s i l y c r e a t e a f r e q u e n c y d i s t r i b u t i o n i n E x c e l ? Y o u c a n a l s o u s e t h e A n a l y s i s T o o l p a k t o c r e a t e a h i s t o g r a m . 2 8 S c a t t e r P l o t : U s e a s c a t t e r p l o t ( X Y c h a r t ) t o s h o w s c i e n t i f i c X Y d a t a . S c a t t e r p l o t s a r e o f t e n u s e d t o f i n d o u t i f t h e r e s a r e l a t i o n s h i p b e t w e e n v a r i a b l e X a n d Y . 2 9 A n o v a : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o p e r f o r m a s i n g l e f a c t o r A N O V A ( a n a l y s i s o f v a r i a n c e ) i n E x c e l . A s i n g l e f a c t o r o r o n e w a y A N O V A i s u s e d t o t e s t t h e n u l l h y p o t h e s i s t h a t t h e m e a n s o f s e v e r a l p o p u l a t i o n s a r e a l l e q u a l . 3 0 C o m p a r e T w o L i s t s : T h i s e x a m p l e d e s c r i b e s h o w t o c o m p a r e t w o l i s t s u s i n g c o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g . 3 1 C o m p o u n d I n t e r e s t : W h a t s c o m p o u n d i n t e r e s t a n d w h a t s t h e f o r m u l a f o r c o m p o u n d i n t e r e s t i n E x c e l ? T h i s e x a m p l e g i v e s y o u t h e a n s w e r s t o t h e s e q u e s t i o n s . 3 2 S u m i f : T h e p o w e r f u l S U M I F f u n c t i o n i n E x c e l s u m s c e l l s b a s e d o n o n e c r i t e r i a . T h i s p a g e c o n t a i n s m a n y e a s y t o f o l l o w S U M I F e x a m p l e s . 3 3 B a r C h a r t : A b a r c h a r t i s t h e h o r i z o n t a l v e r s i o n o f a c o l u m n c h a r t . U s e a b a r c h a r t i f y o u h a v e l a r g e t e x t l a b e l s . 3 4 C o n c a t e n a t e : U s e C O N C A T E N A T E , C O N C A T , T E X T J O I N o r t h e & o p e r a t o r i n E x c e l t o c o n c a t e n a t e ( j o i n ) t w o o r m o r e t e x t s t r i n g s . 3 5 F r e e z e P a n e s : I f y o u h a v e a l a r g e t a b l e o f d a t a i n E x c e l , i t c a n b e u s e f u l t o f r e e z e r o w s o r c o l u m n s . T h i s w a y y o u c a n k e e p r o w s o r c o l u m n s v i s i b l e w h i l e s c r o l l i n g t h r o u g h t h e r e s t o f t h e w o r k s h e e t . 3 6 W e i g h t e d A v e r a g e : T o c a l c u l a t e a w e i g h t e d a v e r a g e i n E x c e l , s i m p l y u s e S U M P R O D U C T a n d S U M . 3 7 I n d e x a n d M a t c h : U s e I N D E X a n d M A T C H i n E x c e l a n d i m p r e s s y o u r b o s s . I n s t e a d o f u s i n g V L O O K U P , u s e I N D E X a n d M A T C H . T o p e r f o r m a d v a n c e d l o o k u p s , y o u l l n e e d I N D E X a n d M A T C H . 3 8 D e l e t e B l a n k R o w s : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o d e l e t e b l a n k r o w s o r r o w s t h a t c o n t a i n b l a n k c e l l s . 3 9 S u m p r o d u c t : T o c a l c u l a t e t h e s u m o f t h e p r o d u c t s o f c o r r e s p o n d i n g n u m b e r s i n o n e o r m o r e r a n g e s , u s e E x c e l s p o w e r f u l S U M P R O D U C T f u n c t i o n . 4 0 M e r g e C e l l s : M e r g e c e l l s i n t o o n e l a r g e c e l l t o m a k e c l e a r t h a t a l a b e l i n E x c e l a p p l i e s t o m u l t i p l e c o l u m n s . U s e C O N C A T E N A T E , T E X T J O I N o r F l a s h F i l l t o m e r g e c e l l s w i t h o u t l o s i n g d a t a . 4 1 S u b t r a c t : T h e r e s n o S U B T R A C T f u n c t i o n i n E x c e l . H o w e v e r , t h e r e a r e m a n y w a y s t o s u b t r a c t n u m b e r s i n E x c e l . A r e y o u r e a d y t o i m p r o v e y o u r E x c e l s k i l l s ? 4 2 P e r c e n t a g e : C a l c u l a t i n g p e r c e n t a g e s i n E x c e l i s e a s y . P e r c e n t a g e s i m p l y m e a n s o u t o f 1 0 0 , s o 7 2 % i s 7 2 o u t o f 1 0 0 a n d 4 % i s 4 o u t o f 1 0 0 , e t c . 4 3 C o n t a i n s S p e c i f i c T e x t : T o c h e c k i f a c e l l c o n t a i n s s p e c i f i c t e x t , u s e I S N U M B E R a n d S E A R C H i n E x c e l . T h e r e s n o C O N T A I N S f u n c t i o n i n E x c e l . 4 4 P m t : T h e P M T f u n c t i o n i n E x c e l c a l c u l a t e s t h e p a y m e n t f o r a l o a n b a s e d o n c o n s t a n t p a y m e n t s a n d a c o n s t a n t i n t e r e s t r a t e . T h i s p a g e c o n t a i n s m a n y e a s y t o f o l l o w P M T e x a m p l e s . 4 5 C a l c u l a t e A g e : T o c a l c u l a t e t h e a g e o f a p e r s o n i n E x c e l , u s e D A T E D I F a n d T O D A Y . T h e D A T E D I F f u n c t i o n h a s t h r e e a r g u m e n t s . 4 6 W r a p T e x t : W r a p t e x t i n E x c e l i f y o u w a n t t o d i s p l a y l o n g t e x t o n m u l t i p l e l i n e s i n a s i n g l e c e l l . 4 7 I n d i r e c t : U s e t h e I N D I R E C T f u n c t i o n i n E x c e l t o c o n v e r t a t e x t s t r i n g i n t o a v a l i d r e f e r e n c e . Y o u c a n u s e t h e & o p e r a t o r t o c r e a t e t e x t s t r i n g s . 4 8 M u l t i p l y : T o m u l t i p l y n u m b e r s i n E x c e l , u s e t h e a s t e r i s k s y m b o l ( * ) o r t h e P R O D U C T f u n c t i o n . L e a r n h o w t o m u l t i p l y c o l u m n s a n d h o w t o m u l t i p l y a c o l u m n b y a c o n s t a n t . 4 9 S u b t o t a l : U s e t h e S U B T O T A L f u n c t i o n i n E x c e l i n s t e a d o f S U M , C O U N T , M A X , e t c . t o i g n o r e r o w s h i d d e n b y a f i l t e r o r t o i g n o r e m a n u a l l y h i d d e n r o w s . 5 0 G o a l S e e k : I f y o u k n o w t h e r e s u l t y o u w a n t f r o m a f o r m u l a , u s e G o a l S e e k i n E x c e l t o f i n d t h e i n p u t v a l u e t h a t p r o d u c e s t h i s f o r m u l a r e s u l t . 5 1 C A G R : T h e r e s n o C A G R f u n c t i o n i n E x c e l . H o w e v e r , s i m p l y u s e t h e R R I f u n c t i o n i n E x c e l t o c a l c u l a t e t h e c o m p o u n d a n n u a l g r o w t h r a t e ( C A G R ) o f a n i n v e s t m e n t o v e r a p e r i o d o f y e a r s . 5 2 I f C e l l i s B l a n k : U s e t h e I F f u n c t i o n a n d a n e m p t y s t r i n g i n E x c e l t o c h e c k i f a c e l l i s b l a n k . U s e I F a n d I S B L A N K t o p r o d u c e t h e e x a c t s a m e r e s u l t . 5 3 A v e r a g e : T h e A V E R A G E f u n c t i o n i n E x c e l c a l c u l a t e s t h e a v e r a g e ( a r i t h m e t i c m e a n ) o f a g r o u p o f n u m b e r s . 5 4 S u b s t r i n g : T h e r e s n o S U B S T R I N G f u n c t i o n i n E x c e l . U s e M I D , L E F T , R I G H T , F I N D , L E N , S U B S T I T U T E , R E P T , T R I M a n d M A X i n E x c e l t o e x t r a c t s u b s t r i n g s . 5 5 C o u n t C h a r a c t e r s : L e a r n h o w t o c o u n t t h e n u m b e r o f c h a r a c t e r s i n a c e l l o r r a n g e o f c e l l s a n d h o w t o c o u n t h o w m a n y t i m e s a s p e c i f i c c h a r a c t e r o c c u r s i n a c e l l o r r a n g e o f c e l l s . 5 6 S u m : U s e t h e S U M f u n c t i o n i n E x c e l t o s u m a r a n g e o f c e l l s , a n e n t i r e c o l u m n o r n o n c o n t i g u o u s c e l l s . 5 7 C o m p a r e T w o C o l u m n s : T o c o m p a r e t w o c o l u m n s , u s e I F , I S E R R O R a n d M A T C H i n E x c e l . Y o u c a n d i s p l a y t h e d u p l i c a t e s o r t h e u n i q u e v a l u e s . 5 8 D i v i d e : T h e r e s n o D I V I D E f u n c t i o n i n E x c e l . S i m p l y u s e t h e f o r w a r d s l a s h ( / ) t o d i v i d e n u m b e r s i n E x c e l . 5 9 R e m o v e S p a c e s : T h e T R I M f u n c t i o n i n E x c e l r e m o v e s l e a d i n g s p a c e s , e x t r a s p a c e s a n d t r a i l i n g s p a c e s . U s e t h e S U B S T I T U T E f u n c t i o n t o r e m o v e a l l s p a c e s o r n o n b r e a k i n g s p a c e s . 6 0 M o v e C o l u m n s : T o m o v e c o l u m n s i n E x c e l , u s e t h e s h i f t k e y o r u s e I n s e r t C u t C e l l s . Y o u c a n a l s o c h a n g e t h e o r d e r o f a l l c o l u m n s i n o n e m a g i c m o v e . 6 1 H i d e C o l u m n s o r R o w s : S o m e t i m e s i t c a n b e u s e f u l t o h i d e c o l u m n s o r r o w s i n E x c e l . L e a r n h o w t o h i d e a c o l u m n , u n h i d e a l l c o l u m n s , h i d e c e l l s , a n d m u c h m o r e . 6 2 C h e c k M a r k : T o i n s e r t a c h e c k m a r k s y m b o l i n E x c e l , s i m p l y p r e s s S H I F T + P a n d u s e t h e W i n g d i n g s 2 f o n t . Y o u c a n a l s o i n s e r t a c h e c k b o x i n E x c e l . 6 3 I n s e r t R o w : T o q u i c k l y i n s e r t a r o w i n E x c e l , s e l e c t a r o w a n d u s e t h e s h o r t c u t C T R L S H I F T + . 6 4 C o m p a r i s o n O p e r a t o r s : U s e c o m p a r i s o n o p e r a t o r s i n E x c e l t o c h e c k i f t w o v a l u e s a r e e q u a l t o e a c h o t h e r , i f o n e v a l u e i s g r e a t e r t h a n a n o t h e r v a l u e , e t c . 6 5 N P V : T h e c o r r e c t N P V f o r m u l a i n E x c e l u s e s t h e N P V f u n c t i o n t o c a l c u l a t e t h e p r e s e n t v a l u e o f a s e r i e s o f f u t u r e c a s h f l o w s a n d s u b t r a c t s t h e i n i t i a l i n v e s t m e n t . 6 6 B u l l e t P o i n t s : T h i s p a g e i l l u s t r a t e s 4 w a y s t o i n s e r t b u l l e t p o i n t s i n E x c e l . 6 7 A v e r a g e I f : T h e A V E R A G E I F f u n c t i o n i n E x c e l c a l c u l a t e s t h e a v e r a g e o f c e l l s t h a t m e e t o n e c r i t e r i a . A V E R A G E I F S c a l c u l a t e s t h e a v e r a g e o f c e l l s t h a t m e e t m u l t i p l e c r i t e r i a . 6 8 B o x a n d W h i s k e r P l o t : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o c r e a t e a b o x a n d w h i s k e r p l o t i n E x c e l . A b o x a n d w h i s k e r p l o t s h o w s t h e m i n i m u m v a l u e , f i r s t q u a r t i l e , m e d i a n , t h i r d q u a r t i l e a n d m a x i m u m v a l u e o f a d a t a s e t . 6 9 H y p e r l i n k s : U s e t h e I n s e r t H y p e r l i n k d i a l o g b o x i n E x c e l t o c r e a t e a h y p e r l i n k t o a n e x i s t i n g f i l e , a w e b p a g e o r a p l a c e i n t h i s d o c u m e n t . Y o u c a n a l s o u s e t h e H Y P E R L I N K f u n c t i o n . 7 0 S h a d e A l t e r n a t e R o w s : T h i s e x a m p l e s h o w s y o u h o w t o u s e c o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g t o s h a d e a l t e r n a t e r o w s . 7 1 I R R : U s e t h e I R R f u n c t i o n i n E x c e l t o c a l c u l a t e a p r o j e c t s i n t e r n a l r a t e o f r e t u r n . 7 2 T i m e D i f f e r e n c e : C a l c u l a t i n g t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t w o t i m e s i n E x c e l c a n b e t r i c k y . T i m e s a r e h a n d l e d i n t e r n a l l y a s n u m b e r s b e t w e e n 0 a n d 1 . 7 3 Q u i c k A n a l y s i s : U s e t h e Q u i c k A n a l y s i s t o o l i n E x c e l t o q u i c k l y a n a l y z e y o u r d a t a . Q u i c k l y c a l c u l a t e t o t a l s , q u i c k l y i n s e r t t a b l e s , q u i c k l y a p p l y c o n d i t i o n a l f o r m a t t i n g a n d m o r e . 7 4 S t r i k e t h r o u g h : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o a p p l y s t r i k e t h r o u g h f o r m a t t i n g i n E x c e l . 7 5 T o d a y s D a t e : T o e n t e r t o d a y s d a t e i n E x c e l , u s e t h e T O D A Y f u n c t i o n . T o e n t e r t h e c u r r e n t d a t e a n d t i m e , u s e t h e N O W f u n c t i o n . 7 6 S p a r k l i n e s : S p a r k l i n e s i n E x c e l a r e g r a p h s t h a t f i t i n o n e c e l l . S p a r k l i n e s a r e g r e a t f o r d i s p l a y i n g t r e n d s . E x c e l o f f e r s t h r e e s p a r k l i n e t y p e s : L i n e , C o l u m n a n d W i n / L o s s . 7 7 F o r e c a s t : T h e F O R E C A S T . L I N E A R f u n c t i o n i n E x c e l p r e d i c t s a f u t u r e v a l u e a l o n g a l i n e a r t r e n d . T h e F O R E C A S T . E T S f u n c t i o n i n E x c e l p r e d i c t s a f u t u r e v a l u e u s i n g E x p o n e n t i a l T r i p l e S m o o t h i n g , w h i c h t a k e s i n t o a c c o u n t s e a s o n a l i t y . 7 8 S l i c e r s : U s e s l i c e r s i n E x c e l t o q u i c k l y a n d e a s i l y f i l t e r p i v o t t a b l e s . C o n n e c t m u l t i p l e s l i c e r s t o m u l t i p l e p i v o t t a b l e s t o c r e a t e a w e s o m e r e p o r t s . 7 9 S p l i t C e l l s : T o s p l i t t h e c o n t e n t s o f a c e l l i n t o m u l t i p l e c e l l s , u s e t h e T e x t t o C o l u m n s w i z a r d , f l a s h f i l l o r f o r m u l a s . 8 0 C a l e n d a r : T h i s e x a m p l e d e s c r i b e s h o w t o c r e a t e a c a l e n d a r i n E x c e l ( 2 0 2 4 c a l e n d a r , 2 0 2 5 c a l e n d a r , e t c ) . I f y o u a r e i n a h u r r y , s i m p l y d o w n l o a d t h e E x c e l f i l e . 8 1 X l o o k u p : I f y o u h a v e E x c e l 3 6 5 , u s e X L O O K U P i n s t e a d o f V L O O K U P . T h e X L O O K U P f u n c t i o n i s e a s i e r t o u s e a n d h a s s o m e a d d i t i o n a l a d v a n t a g e s . 8 2 F l a s h F i l l : F l a s h f i l l i s a g r e a t E x c e l t o o l . L e a r n h o w t o u s e f l a s h f i l l t o a u t o m a t i c a l l y e x t r a c t d a t a , c o m b i n e d a t a , a n d m u c h m o r e . 8 3 S q u a r e R o o t : T h e s q u a r e r o o t o f a n u m b e r i s a v a l u e t h a t , w h e n m u l t i p l i e d b y i t s e l f , g i v e s t h e n u m b e r . T h e S Q R T f u n c t i o n i n E x c e l r e t u r n s t h e s q u a r e r o o t o f a n u m b e r . 8 4 A b s o l u t e R e f e r e n c e : A n a b s o l u t e r e f e r e n c e i n E x c e l r e f e r s t o a f i x e d l o c a t i o n o n a w o r k s h e e t . W h e n y o u c o p y a f o r m u l a , a n a b s o l u t e r e f e r e n c e n e v e r c h a n g e s . 8 5 R a n d o m i z e L i s t : T h i s a r t i c l e t e a c h e s y o u h o w t o r a n d o m i z e ( s h u f f l e ) a l i s t i n E x c e l . 8 6 C i r c u l a r R e f e r e n c e : A c i r c u l a r r e f e r e n c e i n E x c e l o c c u r s w h e n a f o r m u l a d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y r e f e r s t o i t s o w n c e l l . T h i s i s n o t p o s s i b l e . 8 7 R u n n i n g T o t a l : T h i s p a g e t e a c h e s y o u h o w t o c r e a t e a r u n n i n g t o t a l ( c u m u l a t i v e s u m ) i n E x c e l . A r u n n i n g t o t a l c h a n g e s e a c h t i m e n e w d a t a i s a d d e d t o a l i s t . 8 8 A u t o F i t : Y o u p r o b a b l y k n o w h o w t o c h a n g e t h e w i d t h o f a c o l u m n i n E x c e l , b u t d o y o u a l s o k n o w h o w t o a u t o m a t i c a l l y f i t t h e w i d e s t e n t r y i n a c o l u m n ? 8 9 P D F : T h i s p a g e t e a c h e s y o u h o w t o c o n v e r t a n E x c e l f i l e t o a P D F f i l e . 9 0 D e p e n d e n t D r o p d o w n L i s t s : T h i s e x a m p l e d e s c r i b e s h o w t o c r e a t e d e p e n d e n t d r o p d o w n l i s t s i n E x c e l . 9 1 A d d o r S u b t r a c t T i m e : U s e t h e T I M E f u n c t i o n i n E x c e l t o a d d o r s u b t r a c t h o u r s , m i n u t e s a n d s e c o n d s . T o a d d u p t i m e s i n E x c e l , s i m p l y u s e t h e S U M f u n c t i o n . 9 2 F r e q u e n c y : T h e F R E Q U E N C Y f u n c t i o n i n E x c e l c a l c u l a t e s h o w o f t e n v a l u e s o c c u r w i t h i n t h e r a n g e s y o u s p e c i f y i n a b i n t a b l e . 9 3 T r e n d l i n e : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o a d d a t r e n d l i n e t o a c h a r t i n E x c e l . 9 4 N o t E q u a l T o : I n E x c e l , m e a n s n o t e q u a l t o . T h e o p e r a t o r i n E x c e l c h e c k s i f t w o v a l u e s a r e n o t e q u a l t o e a c h o t h e r . L e t s t a k e a l o o k a t a f e w e x a m p l e s . 9 5 W e e k d a y s : U s e W E E K D A Y , N E T W O R K D A Y S a n d W O R K D A Y t o c r e a t e c o o l w e e k d a y f o r m u l a s i n E x c e l . A r e y o u r e a d y t o i m p r o v e y o u r E x c e l s k i l l s ? 9 6 A u t o F i l l : U s e A u t o F i l l i n E x c e l t o a u t o m a t i c a l l y f i l l a s e r i e s o f c e l l s . T h i s p a g e c o n t a i n s m a n y e a s y t o f o l l o w A u t o F i l l e x a m p l e s . 9 7 E n t i r e R o w s a n d C o l u m n s : T h i s e x a m p l e t e a c h e s y o u h o w t o s e l e c t e n t i r e r o w s a n d c o l u m n s i n E x c e l V B A . A r e y o u r e a d y ? 9 8 C o m b i n a t i o n C h a r t : A c o m b i n a t i o n c h a r t i s a c h a r t t h a t c o m b i n e s t w o o r m o r e c h a r t t y p e s i n a s i n g l e c h a r t . 9 9 C o p y a F o r m u l a : S i m p l y u s e C T R L + c a n d C T R L + v t o c o p y a n d p a s t e a f o r m u l a i n E x c e l . U s e t h e f i l l h a n d l e i n E x c e l t o q u i c k l y c o p y a f o r m u l a t o o t h e r c e l l s . 1 0 0 R a n k : T h e R A N K f u n c t i o n i n E x c e l r e t u r n s t h e r a n k o f a n u m b e r i n a l i s t o f n u m b e r s . U s e R A N K . A V G t o r e t u r n t h e a v e r a g e r a n k i f m o r e t h a n o n e n u m b e r h a s t h e s a m e r a n k . C h e c k o u t a l l 3 0 0 e x a m p l e s . F o l l o w E x c e l E a s y A b o u t t h i s s i t e W a n t t o l e a r n E x c e l q u i c k l y ? L o o k i n g f o r a f u l l y i l l u s t r a t e d t u t o r i a l ? U s i n g E x c e l 2 0 2 4 2 0 0 7 ? W a n t t o l e a r n t h e b a s i c s a n d m o r e ? L o o k i n g f o r f r e e E x c e l t r a i n i n g ? T h e n t h i s s i t e i s f o r y o u ! M o s t P o p u l a r P i v o t T a b l e s V l o o k u p F o r m u l a s a n d F u n c t i o n s C h a r t s C o n d i t i o n a l F o r m a t t i n g F i n d D u p l i c a t e s I f D r o p d o w n L i s t C o u n t i f I n d e x a n d M a t c h R e c e n t l y U p d a t e d T E X T S P L I T F l o a t i n g P o i n t E r r o r s M e r g e E x c e l F i l e s P D F N e a r e s t M u l t i p l e A N D   F r e e E x c e l H e l p • S i t e m a p • © 2 0 1 0 2 0 2 4 P o p u l a r E x c e l T o p i c s : P i v o t T a b l e s • V l o o k u p • F o r m u l a s • C h a r t s • C o n d i t i o n a l F o r m a t t i n g

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